仕事や家事で何が辛いかといえば、やることが多すぎて目標の時間までに終わらない、ということですよね。忙しい状態そのものも辛いですし、忙しすぎて寝る時間が減ったり楽しみにしていたことができなくなったりすることも辛いはず。
いつも時間に追われていると、余裕がなくなり余計なミスをしたり、大切な約束に遅れたりして、結果的に周囲のあなたへの評価が低くなってしまうことにもなりかねません。でも、仕事の量は同じはずなのにサクッと終わって休暇を楽しんでいる人もいます。
決して手を抜いているわけでもずば抜けて仕事が速いわけでもないのに、すっきりと仕事を終わらせることができる人は、何が違うのでしょうか。実はスケジュールの立て方や進め方次第で、仕事の効率は大きく変わります。
そこで今回は、やるべきことが多すぎて辛いと感じる時におすすめのスケジュール管理術をお伝えします。
やるべき事を書き出して優先順位を決める
スケジュール管理は手帳でもスマホのアプリでもカレンダーでも、なんでも構いませんが、まずはやるべき作業と締め切り日時を全部書き出して下さい。締め切りが決まっているものは、最低でも１日前倒しに設定しておきます。
締め切りがはっきりとしていないとか自分で決めていい仕事にも、少し早いかな？と感じる程度の締め切りを設定しましょう。それから作業にとりかかる順番をハッキリと決めましょう。基本的には締め切りが決まっているものから取りかかります。
忙しい中そんな作業をすること自体が辛いかもしれませんが、これをやらないといつまでもバタバタした毎日から抜け出せません。慣れればこの作業を含めても、今より早く仕事が片付くのでがんばりましょう。
一つずつ、作業時間と中間日を決める
次に、それぞれにかかる作業期間をざっとイメージします。締め切りまで1ヶ月以上あるような長期の作業は、中間日を決めましょう。
そして中間日までに全体の6割程度が終わっているように日割りで作業時間を決めておきます。早く終わればそれでよし、押してしまったら後半で巻き返すようにスケジュールを組み直すことができます。
スキマ時間で細々した作業を片付けよう
忙しすぎて辛いという状況は、スケジュールにスキマ時間がないことから起こります。午前と午後に1時間ずつ、スキマの時間をあえて空けておきましょう。その時間はリフレッシュするのはもちろん、終わった仕事を見直したり、ちょっとした事務処理などに充てます。
こうしたゆとりを作っておくことで、気分が変わって後の作業をスムーズに進めることができるでしょう。また、仕事はすべて自分の都合通りにはいきません。予期せぬ仕事や用事が入ったり会議が長引いたりしても、予備の時間があれば余裕を持って対応できます。
同じ作業を長時間しない
例えば3日後に締め切りが迫っている仕事を最優先で終わらせたいと、一日中その仕事をしていると脳が疲れきって効率が下がり、辛いものです。人間の集中力は30分から1時間くらいしか続かないので、何時間も同じ仕事をするよりも、1時間おきにやることを変える方が効率が上がります。
最優先の仕事がまだ終わってなくても1時間経ったら次の仕事にとりかかり、また1時間後に違う仕事をし、最初の仕事に戻るというサイクルでやってみましょう。結果的に集中力が長続きし最優先の仕事も締め切りに間に合いますし、他の仕事も進んでいるという嬉しい状況になるのです。
スケジュールの変更や消去が簡単にできる工夫を
さて、スケジュールを手帳に書くにしろアプリに登録するにしろ、終わったことは消し、変更があればすぐに反映できるような工夫をすることも大切です。例えば付箋に一つずつ書いて手帳などに貼っておけば、終わったら捨てられますし移動も簡単です。
これには、やるべきことを可視化し自由に調整できるようにしておくことで、達成感を得ることができびっしり埋まったスケジュールに圧倒され辛いという状況を解消できる効果があります。もちろんうっかり忘れてた！ということも防げるので慌てることも減るでしょう。
移動時間にも一工夫
営業マンなど外回りの仕事だと、電車などで移動することが多いですね。もちろん移動の時間は頭に入っていることと思いますが、いつも電車がきちんとくるとは限りませんし、車も交通渋滞や事故などで遅れることがあります。
移動時間には常に余裕を持たせておきましょう。多少時間が余ってもスキマ仕事を終わらせたり、次のスケジュール確認をしたりいくらでもやることはあるはず。ギリギリまで仕事をして慌てて駆けつけるよりも、よほどスマートです。
さて、たくさんのスケジュールを、ただ手帳に書き込むだけというのは誰でもしていることでしょう。しかしこれでは自己満足で終わってしまいます。びっしりと埋まっている予定をスムーズに片付けるためには、上手に管理していく工夫が必要。
スケジュール管理がしっかりできれば、常に余裕を持って仕事を進めることができ、いつまでも終わらなくて辛いという状態から抜け出すことができるでしょう。
また、スケジュール管理がしっかりできないと自分が辛いばかりでなく、取引相手や同僚などにも迷惑をかけ信用や信頼を失ってしまいます。何かと忙しい現代人にはこうしたスケジュール管理能力こそが求められるのです。
文房具売り場に所狭しと手帳が並んでいたり、次々とカレンダーアプリがリリースされる現状が、このことを物語っています。この記事を参考に、これらのツールを自分なりに活用して、忙しくて辛い毎日を楽しく乗り切りましょう。
まとめ
やることが多すぎて辛いとき、楽になるスケジュール管理術は
・仕事を見えるように書き出して締め切りを確認。優先順位を決めよう
・締め切りに合わせ、中間目標と作業時間を設定しよう
・予備時間を必ず設けておこう
・違う作業を並行して行うと集中力が切れにくい
・終わったものは消し、変更があればすぐに移動できるようにツールを使いこなそう
・移動時間は余裕を持たせて。余ったら休憩やスキマ作業にあてる
コメントをお書きください