整理整頓して効率よく仕事が出来るようになるコツとは

整理整頓して効率よく仕事が出来るようになるコツとは
整理整頓されたすっきりとしたカフェは、仕事も勉強も普段以上に集中出来ますよね。整理整頓と仕事は一見関係無い様に見えますが、世界を代表するトヨタでは、仕事効率化を計るには「片付け」を重要視しており、その関連書籍もビジネスマンの中で大注目されている程なのです。そして、資産家や著名人も、自身のパフォーマンスを最大限発揮する為に整理整頓と掃除を徹底している程!

「仕事の効率化」「整理整頓された空間」の繋がりは、脳科学の分野で科学的な裏付けがある事実です。物が無く、整理整頓された空間は、脳で情報量が多く負担になる視覚情報を減らす効果があるので、仕事の効率化するだけでなく、精神的なストレスも減らす事が出来るんですよ。

そこで今回は、整理整頓をして、仕事を効率的に行う7つのコツをお教えします。日々の残業時間の短縮と、仕事のパフォーマンス向上に是非活かして下さいね!

いらない物は定期的に捨てる

整理整頓で一番大事なのは「いらない物を捨てる事」です。

一番最初に、持っている物の総量を減らしましょう。もう使わない書類、いつか使うからと数年以上保管している文房具、人前に着て行けなくて部屋着に降格してしまった洋服・・・。使う頃には埃をかぶって汚れてしまいそうな程持っているストックも、即刻捨てましょう。

人には前頭葉に、集中力や思考力、感情をコントロールする力あります。これを脳科学の分野では「ウィルパワー」と呼び、日々の仕事だけでなく、数多くの意思決定に関与しています。このウィルパワーは食事と睡眠等で補う事が出来ますが、一定数しか使えません。その為、ウィルパワーを節約するには不必要な意思決定を減らす事が大事です。それには、もう使わない物を処分して、生活面の無駄な意思決定を減らす事で、仕事に必要なウィルパワーを使えるので、仕事の効率がアップするのです。

いらない物を処分すれば、空間がすっきりするので、必要な物がすぐに見極めて取り出す事が出来るので、時間の節約にもなりますよね。

使い終わった物はすぐ捨てるか、定期的に不必要な物が無いか確認する習慣をつけると、それだけでも整理整頓をするハードルがぐっと下がりますよ!

収納する場所を決める

次に、物の定位置を決めましょう。

あなたが持っている物の中で、収納場所をしっかりと決めていない物はありませんか?絶対にここに収納するという場所を決めたら、それを維持しやすい仕組みを作りましょう。

「使ったら元の位置に何だか戻しづらい」「定位置を決めたけど、収納がしづらい・・・」そんな時は、使う場所と収納場所を物理的に近くにしてみましょう。使う場所から近いと、体を動かす移動距離が狭いので、格段に整理整頓が楽に行える事に気付くでしょう。そして、時間短縮になるので、他の仕事に充てる時間が増えますよね。

使用頻度が高くて毎日使う物は、手の届きやすい場所に収納します。例えば毎日使うお財布や携帯電話等は、引き出しの手前の様な奥まで引き出しを引く必要が無い所です。その他には、背を伸ばしたり屈んだりせずに楽に取り出せる場所に収納します。

利用頻度が高い物を収納場所が遠い、収納が面倒臭い場所に配置すると、片付ける事が面倒になって適当な所に放置してしまいますよね。定位置が変わると探す手間が増えやすくなるので、時間のロスを招きます。

それに対して、数カ月から数年に一回しか使わない物は、棚の奥や屈んで取らなければいけないひと手間かかる位置に配置します。この時、目的別に1カ所に収納しましょう。普段あまり触っていない物は、場所を分散すると「あれが無い」という記憶違いになりかねないからです。

こうする事で、日々の物を取り出すストレスが減り、「収納が面倒臭いから、とりあえずここに置いておこう。」といった、散らかる原因を防止出来るのです。

ラベリングをすると、収納場所に迷わない!

整理整頓する時、「これはどこに収納すれば良いのかな?」と、迷ってしまう事がありますよね。そんな時に便利なのが「ラベリング」です。

ラベリングをすると整理整頓する時や物を取り出す時に、迷う事が激減します。特に、同じ形の瓶や入れ物を使って、デザインを統一した収納にお勧めです。それだけで無く、他にもファイルの分類等の多種多様な使い方があります。

ラベリングの良い点は、自分だけでなく、他の人も一目で収納場所が分かる点にもあります。共用スペースの収納を変えた時にも、ラベリングがあれば一目瞭然ですよね。他にも、整理整頓が苦手で定位置が覚えられない人にも、とても有効なんですよ。

最近では100円ショップや雑貨店で、オシャレなラベリンググッズが販売されています。アンティーク調のデザインや、クールなデザイン、シンプルな物等多種多様です。

もし気に入ったデザインが無い場合や、物にシール跡が付くのが気になる方は、柄付きのマスキングテープの上に文字を書いて貼れば、剥がす時もシール跡が残らず綺麗に剥がせます。

その他にも、wordで好きなデザインを自作する事も出来ますので、ご自身のお部屋の雰囲気に合う物を取り入れてみて下さいね。

パソコン・スマートフォンのデータを整理する

パソコンのデータを整理する際に気を付ける点は

・古いファイル・メール・画像や音源を定期的に削除する
・種類ごとにフォルダ分けする
・不要なメールマガジンを登録解除

古いファイルや画像、データの蓄積はパソコン・スマートフォンの容量に負担をかけてしまい、動きが悪いという事になりかねません。そして、仕事をする時に、不要なデータの中から必要な物を探す無駄な時間を増やしてしまいます。昔は必要なデータだったけど、今はもう使わない物が無いか、時間がある時に確認しましょう。

また、フォルダは仕事や特定の分類方法を決めて整理整頓すると、一つのタスクを行う際のファイル間の行き来をしなくて済むようになるので、時間の節約になります。

普段見ていないメールマガジンは、必要なビジネスメールの確認の時間をロスしてしまいますし、削除の手間がかかってしまいますよね。こういった活用していない物は、メールボックスに入れない仕組みを作る事が大事です。そして、メールに関してもメールボックスを使い分けると、必要なメールを探す手間が省けるのでお勧めです。

部屋が汚れる癖を知り、整理整頓する習慣をつける

整理整頓では「習慣化」がとても大事です。

人は、整理整頓に限らず、様々な部分で習慣化している事をベースに生活します。一度整理整頓しても、部屋が汚くなる行動習慣を継続していては、空間の維持は出来ませんよね。

「割れ窓理論」という言葉を御存じでしょうか?割れた窓を放置すると、管理されていない場所だとその場にいる人が認識し、犯罪が多発するという理論です。これは、整理整頓や片付けにも共通します。定位置に戻さず汚くなった場所を放置すると、その場所を中心に、どんどん汚くなっていきます。

それを防ぐには、自分がうっかりやってしまう整理整頓出来ない習慣と癖を見付けて、それを矯正する習慣をつけましょう。

行動習慣は21日続けると、脳がそれを習慣と認識して定着しやすいという理論があります。最初は全て完璧に出来ないでしょう。ですが、継続する事で1つずつ習慣化して行き、当たり前の行動に出来るのです。

例えば、資料を元に戻せない人が整理整頓する習慣を身につける場合、一日に資料の出し入れが3回あるならば、21日間で63回も出し入れの練習をする回数があるのです。完璧に出来なくても毎日の積み重ねで、歯磨きが何も考えずに行える様に整理整頓も身に付けられるのです!

目隠しを使って、デザイン性と余計な掃除の手間を省く

視覚情報は、私達が思っている以上に沢山の情報処理を必要とする部分ですので、空間をすっきりさせて、必要なタスクに集中出来る環境を作りましょう。

そこで「目隠し」の活用がお勧めです。

目隠しを使うとすっきりとした空間になる事は勿論、綺麗に整理整頓していても生活感が出てしまう空間をおしゃれに演出する事が出来ます。埃よけにもなるので、汚れやすい所の掃除の効率化も図れて、一石二鳥のアイテムです。

目隠しの方法としては

・布を掛ける
・突っ張り棒を使ってカーテンを取り着ける
・デザインペーパー・コルクボード・すのこを使う

これらがお勧めです。

布、カーテンはすぐに実践しやすいですね。

デザイン性が優れたデザインペーパーは、惜しみ無く使えるのがメリットです。簡単にデザインをご自身でデコレーション出来る所も嬉しいポイントです。コーヒーで染めてアンティークの様な風合いを出したり、レースやリボンでデザインを変えてDIYしても、デザインに幅が出て、自分の理想のデザインが作れますよね。

コルクボードは、表面のデザインを変えてそのまま隠したい場所に置いても、お気軽な目隠しになります。木製の物であれば、後ろに蝶番をつけてDIYをすれば、自作の棚が作れて機能の幅も広がります。デザインも、ステンシルやウォールステッカーで、世界に一つだけの自分だけのデザインが作れますよ!

すのこもとても利便性が高いアイテムで、ニスやペンキで風合い・色を変えてアレンジしたり、棚を取り付ければ、ちょっとした物を収納出来るアイテムにも早変わりします。

アラームやタスク管理アプリを使う

整理整頓を効率良く行うには、複数の作業を同時並行して短時間で集中して行いましょう。

例えば、シュレッダーで書類を裁断する時に手隙の時間が出てしますよね。その間に、同じ場所で別のアイテムの収納も一緒に行います。移動距離、時間の短縮が図れます。

また作業しながら次の行動を考えるのではなく、予め作業の流れの順番を決めておくとスムーズに行えます。決めた事は付箋や手帳に書き出しておくと、抜けがなく行えます。

また、短時間で行う為にはアラーム・タスク管理アプリの通知機能を使うのも有効です。脳科学の分野で、作業を同時並行で行う時、人は脳の「前頭前野」にある「ワーキングメモリー」という能力を使うと言われています。

この時、頭で沢山の情報を保持していようとすると、目の前の作業に使う配分が下がってしまうので、作業が遅くなってしまったり、ミスが発生してしまう事になりかねません。

そこで、次にする作業を一旦忘れて、次の予定をアラームで知らせる様にすると、その分の脳のメモリーを消費することが無いので、集中して目の前の作業の精度を上げられるのです。

 

さて、整理整頓すると時間が増えるだけでなく、仕事効率化に繋がるとしたら、日常に取り入れていく価値が大いにありますよね。

使わない物を処分して総量を少なくするだけでもすっきりとした空間になりますし、定期的に整理整頓の日を設けて、細かい所を片付ける習慣を取り入れるのも良いですよね。

整理整頓をすると、なくし物が減るので無駄な出費が減り、時間の効率化も可能です。何より、スムーズに仕事が捗るのでストレスを減らすのにとても効果があるんですよ。整理整頓する時間が無い時は、何と並行して行えば効率化出来るか考えながら、ゲームを進める様に楽しみながら行ってみて下さい!

自分が好きなアイテムやツールを使いながら、過ごしやすい空間を作って仕事効率化やご自身の生活の満足感を上げて行きましょう!

まとめ

整理整頓して仕事効率化するには

・いらない物を捨てよう
・楽に収納出来る定位置を決めよう
・ラベリングする
・パソコンとスマートフォンのデータを削除して、ファイルの振り分けをしよう
・自分の癖を知って21日間片付けを繰り返そう
・目隠しを使って無駄な情報をシャットダウンしよう
・タスク管理アプリとアラームを使おう

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