会社の会議などでは企画書を用いて行うことがありますよね。その企画書を作成するに当たっては、できる限り見やすいものを作るように心掛けなければいけません。会議に参加する沢山の人が目を通しますので、見にくいものでは伝えたいことが伝えられなくなります。
見やすい企画書のポイントとは何かと言えば、まずはパッと見てきれいに仕上がっていることだったり、伝えたいことがちゃんと伝わるようなものが挙げられるのではないでしょうか。ただ闇雲にズラズラと文章を並べれば良いということではありません。
実は、そのような見やすい企画書を作成するには、注意点やコツなどを取り入れた段取りがあります。そこで今回は、会議で活躍する見やすい企画書を作るためのステップをお伝えします。
まずは伝えたいことを箇条書きでまとめる
まず最初にやるべきことは、紙を用意して会議の中で伝えたいことを箇条書きでまとめておくことです。もっとも言いたいことは何なのか、理解してもらうためにはこの一文が必要だ、ということを簡単にまとめましょう。
会議が終わって、参加した人に「結局何が言いたかったのか？」と思われてしまったら時間を無駄にさせることになってしまいます。要点をまとめておくことは企画書をまとめる上では最も大切な工程であると言えます。
構成を分割して説得力を出すようにする
伝えたいことの要点をまとめたら、それらの説得力を出すために企画書の構成を考えましょう。企画書というものなので、これからまた新しいことを実行したり変化をしようとしているわけですよね。
ではなぜその企画が必要なのかということの流れを作らなければいけません。「今のわが社の状況はこうです」「その原因がここにあると考えています」「よってこのような企画を実行したいと考えます」「これにより結果はこうなると推測しています」
このような段落を分けて一つのストーリーを作るようにしましょう。
文章はなるべく簡潔に作成する
ストーリーを構成して一連の企画書の流れを作ったら、今度はその文章をなるべく簡潔にまとめるようにしましょう。流れができていても、文章そのものが締りのないような作りになっていると、見ている方もだんだん疲れを感じてしまいます。
人と会話しているときに、相手が昨日の出来事をただ本人が思うままに話していると、あなたとしては「ふーん、そうかー」としか言えないという経験したこともあるのではないでしょうか。
それはどうでもいいことが話に入っているために、話の感動が薄れてしまっているという事です。いらない文などは無いかをチェックして、なるべく簡潔にまとめましょう。
写真やグラフを用いる
文章がある程度まとまったら、次は随所に写真やグラフを入れていきましょう。これらは一目見て状態がすぐに分かるために、言いたいことが伝わりやすくなります。文章や言葉で伝えるよりも何倍も情報を早く伝えることができると言えるでしょう。
文章ばかりでは疲れてしまいますので、所々で写真やグラフを用いれば、見る側の方が納得しやすい企画書ができるのです。
カラーや文字の大きさを変える
ここまで作成すると、企画書のある程度までできてきたと言えます。しかしまだ見やすさを追求するためにはもう一工夫加えましょう。それは文字の大きさやカラーを変えて大切な部分をさらに注目されるようにするのです。
つまり「これが言いたい！」という一文に色を付けたり文字を大きくしたりするのです。瞬時にその文章が頭に入ってきますよね。言ってしまえば、その変化を加えた文章だけ読んでいれば内容はほぼわかるくらいにすると良いでしょう。
適度な余白を作る
企画書はほぼ完成を迎えようとしています。後は企画書の中に、ある程度の適度な余白を作るようにしましょう。人は限られた空間の中にびっしりと何かが詰まっている状態を見ると、逆に何がそこにあったのかが頭に入ってきません。目移りばかりして一つのことに集中できないのです。
それを防ぐために、話が変わるポイントや写真と文章の間などに適度に余白を作りましょう。これにより企画書全体がすっきりとして見やすくなるのです。
最後に今一度見直してみる
さて、何とか企画書の作成ができました。最後に改めて見直してみましょう。本当に見やすくなっているか、誤字は無いかなどのチェックをするのです。
作成中には気づかないような、客観的な視点が持てますので、改めて見直して修正を加えていくと良いでしょう。
「会議の質は企画書の質による」と言っても過言ではありません。いかに見やすく分かりやすい企画書であるかが求められるポイントになります。人は何か行動を起こす時に、「なぜこれをする必要があるのか」という理由があるか無いかでその行動力に差が出てきます。やる意味が分からないとなれば気持ちが入らないものです。
ですので最初に要点をまとめること、話の流れを作る事が大事になってくるのです。今までの結果の改善のためにこれをする、という明確な理由づけがあることで企画そのものの意味が強くなるでしょう。
そして企画書全体がすっきりしていて色も適度に工夫することで、読みづらさが無くなり目を通しやすくなります。人は目からの情報が一番強いので、見にくいものはその情報収集力を減らすことにもなりますよね。素敵な企画書が作成できれば意義のある会議が開けるでしょう。
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