ビジネスメールの冒頭の挨拶ってどう書けばよいか悩みますよね。ビジネスマンは毎日たくさんのメールを見ているわけですし、その中で特別良い印象を持ってもらうというのは難しいことのように感じられるでしょう。しかし、当たり前のことはきちんと踏まえたうえで、あなたらしさを大切にするだけで良い印象のビジネスメールの挨拶になります。
まずは知っている方がほとんどでしょうが、改めてビジネスメールの挨拶の基本を振り返り、普段できているか再確認してみてください。もしかすると抜けてしまっていることがあるかもしれません。特別な何かがあるよりも当たり前が徹底できていることの方が好印象ですよ。
そこで今回は、ビジネスメールの挨拶で良い印象を与えるコツについてお伝えします。
まずは宛先から
メールの受け手は相手がどのアドレスにメールを送りたかったかなんていうことは当然分かっています。だからビジネスメールの挨拶に宛先はいらない、という意見があることは確かです。
しかしながら、ビジネスメールのアドレスは個人のものでない場合もあります。そう考えると、やはりビジネスメールの挨拶の前に宛先を記すべきなのです。会社に属している方なら会社名と所属を添えるのが良いでしょう。また、団体あての場合は、〇〇各位のようにすれば間違いありません。宛先では敬称を忘れないように注意してください。
いきなり本文はNG
ビジネスメールの挨拶と題名にもあるくらいなので言うまでもありませんが、いきなり本文に入るのではなく、ビジネスメールでははじめに何かしら挨拶の言葉を入れましょう。
「お世話になっております」「お疲れ様です」といった言葉はかたくないですし、定番なので書きやすいでしょう。はじめてメールを送るなら「突然のご連絡失礼します」、丁寧にしたいなら「平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます」のように場合によって使い分けましょう。
自分の名前を述べる
メールの送り先や最後の署名からあなたが誰なのかはすぐに分かるでしょう。とはいえ、自分の名前を名乗るのはビジネスメールの挨拶のマナーです。「お世話になっております。株式会社〇〇 □□部の△△です。」のように、名前に加えて所属も明らかにしましょう。
はじめに名乗らないのは相手に失礼にあたりますので、メールが続いている場合など特別なときを除いて、常に忘れないように気を付けてください。
さて、ここまで３つのことを紹介してきましたが、これらはいずれも基本中の基本、できて当たり前とされていることです。普段のビジネスメールの挨拶を見返してみて、いかがだったでしょうか。もし抜けていたものがある方は今後改めていきましょう。
ここから先が、いわゆるテンプレートを超えた部分となります。それすら当たり前と感じられた方はビジネスメールの挨拶は完璧でしょう。自信をもって今後も続けていってください。
相手に応じた挨拶を
はじめに「あなたらしさ」が大切と述べた通り、テンプレートのビジネスメールの挨拶では魅力的ではありませんよね。一日に何十通もビジネスメールを受ける中で、ひとりだけ他とは違う挨拶をしていたらきっと目に留まります。
先ほどは「お世話になっております」と紹介したのですが、特別な好印象をねらうならそれでは不十分でしょう。とはいえ、特別な言い回しなどは必要ありません。ポイントは「具体的に」ということです。その相手にどのようにお世話になったのか、具体的にそれのお礼を書くだけで素晴らしい挨拶になります。
相手のことを考えてビジネスメールの挨拶を書いていたら長くなってしまった、なんてことも初めはあるかもしれません。しかし、お礼のメールではなく、あくまでも他の本題があるはずですので、ビジネスメールでは挨拶は手短にすませ、はやく本題に入るようにしましょう。「〇〇の件では、ご協力ありがとうございました。」という形にすると、一文でお礼が伝えられますので活用してください。
宛先・相手への簡単なお礼・自分の名前の３つのステップを押さえておけば、ビジネスメールの挨拶は完璧です。相手へのお礼が思いつかない場合は、メールの要件をまとめて「〇〇の件でご連絡いたしました」としておけば良いでしょう。また、お礼を書いた場合も、名乗った後・本文に入る前に、必ずメールを送ったわけを示してください。
良い印象を与えるためには、相手のことを配慮し、感謝しているとを伝えることが大切です。ビジネスメールの冒頭で名前を述べたり、要件を書いたりするのはまさに相手への配慮ですし、ビジネスメールの挨拶は感謝の気持ちを伝えるものです。
今後ビジネスメールの挨拶を書くときは、そういう気持ちで、ご紹介した４つのコツを思い出しながらやってください。きっと良い印象をもってもらえることでしょう。
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