ビジネスメールの挨拶文で、気を付けるべきポイントとは

社会人になりますと、大事な取引のお客様や違う支社の上司へのビジネスメールでの挨拶文を送ることもありますよね。季節や年度の変わり目や、担当が変わったという事を知らせる挨拶など、ビジメスメールで挨拶文を記す機会も多いでしょう。

しかしそのような会社から送るビジネスメールは、普段友達に送るようなメールとは訳が違います。いい加減で適当な送り方をしてしまっては相手に失礼に当たってしまい、結果として会社にも迷惑をかけてしまうでしょう。

ビジネスメールにおける挨拶文ではマナーや気を付けなければいけないことがあります。社会人であれば最低限押さえておかなければいけないことです。

そこで今回は、相手に気持ち良く読んでもらえるような、ビジネスメールの挨拶文で気を付けるべきポイントをお伝えします。

件名に要件を分かりやすく記す

ビジネスメールの挨拶文で大切なことの一つに、相手がメールを受け取った時に安心感を与えることが大事です。そのためにもまずは件名に要件を分かりやすく記すようにしましょう。

今はパソコンで沢山のことを処理している会社がほとんどですよね。そこに目を付けて、迷惑メールなどを送って個人情報を盗むなどの被害も多発しています。つまり、メールを受けた相手が「誰から、何の要件なのか」を瞬時に分かるようにすることが大切です。

これが安心感を与えるという事です。あなたがビジネスメールを受けたときに「素敵なお報せがあります！」なんて件名のメールだったら、まず怪しいなと感じますよね。

「新任の挨拶　○○社の△△です。」と記してあれば、相手が誰だかも分かりますし、何のためのメールかもわかりますので安心できますよね。このような分かりやすい一文を件名にすることは、ビジネスメール挨拶文の最低限のマナーと言えます。

内容文は一つのことをシンプルに

ビジネスメールの挨拶文では内容文にも気を付けるポイントがあります。メールで伝えたいことを一つに絞ってシンプルに文章作成することを意識しましょう。

メールは直接顔を合わせて話を聞いていることとは違い相手に文章を読ませるわけですので、少しでも簡潔にまとめて分かりやすい文章にすることが必須です。そのためにも一つのメールの中に要件が沢山入っていたら、読む相手は疲れてしまうでしょう。

「新しく担当になりました」という挨拶のはずなのに、「ところで先日の会議の内容は〜」「来月の当社の臨時休業の件を〜」と他の内容が複数盛り込まれていることで、相手は「結局何が言いたいのか？」と疑問にさえ思ってしまいます。

相手もメールを受け取った以上は返信しなければと思っています。しかしそこで内容が沢山盛り込まれていると、返信にも手間をとらせることになりますので、内容文は一つのメールに一つだけ、あくまで「挨拶文」に徹しましょう。

固くなりすぎない文体にする

ビジネスメールの挨拶文となると、イメージとしてはとても丁寧な言葉で失礼の無いように、そんなイメージを持つ方も多いでしょう。確かにそれは間違ってはいません、しかしあまりに意識しすぎて堅苦しい雰囲気を醸し出すような文章は避けたほうが良いです。

いくら相手が普段からお世話になっている方だったり、目上の方だとしても、固い文章ではかえって分かりにくい印象を与えてしまいます。砕けた言葉や表現を使わなければ、文体は小学生でも理解できるような形で構いません。目的は伝えることです。しかも挨拶文ですから、柔らかい表現であったほうが親しみを感じるでしょう。

難しく考えすぎてしまいますと結果的に相手には「接しにくい」という印象を与えてしまいます。堅苦しさは考えずに分かりやすく丁寧な文体で作成しましょう。

送信メールを最後に確認する

最後にお伝えするのは、文章を相手に送る上で一番大事なことです。作成したメールの文章を送る前にすべて確認しましょう。

ビジネスメールにおける挨拶文は沢山の方に送ることになります。よって、送り先と文の内容が合っているのかということも最後にチェックしなければいけません。また誤字脱字もしっかり確認しましょう。

多少の間違いは相手も見逃すこともありますが、パソコンのメールは手書きではない分、感じの変換が予想外のものになっていることもあります。冷静に見てみたら恥ずかしいくらいの誤字になっていることも否めないのです。

そのようなことにならないように、メールを送信する前にはしっかりと確認することを怠らないようにしましょう。

一社会人としてビジメスメールにおける挨拶文のマナーや気を付けるポイントは知っておかなければいけません。しかも挨拶をする機会は新任の挨拶以外にも、季節によっての労いの意味を込めた挨拶や、自社の都合を伝えるためのものもあります。

つまり年間で何回も挨拶文を送ることも珍しいことではありません。その送る相手はあなたが働いている会社が大きければそれだけ増えていくのです。そうなれば何十、何百という数のビジネスメール挨拶文を送ることになりますよね。

友達感覚で気軽に送れるものと違い、会社全体の印象に関わることです。最低限の礼儀やマナーは知っておくべきと言えるでしょう。ビジネスメールで気を付けるべきポイントを把握して、挨拶文一つでも好印象を相手に与えられるようにしましょう。

まとめ

印象の良い挨拶文を送るために

・件名に要件を分かりやすく書こう
・内容文は一つのことをシンプルにまとめよう
・堅苦しくない文章にしよう
・最後にメール全体を確認しよう