社会人になって責任ある仕事を任されるようになると、仕事で認められて評価されたり、ダメ出しをされてへこんだり、毎日様々なことが起こります。細心の注意を払って仕事をしていても、仕事相手や自分の誤解や情報不足から大きな失敗やミスを犯してしまう危険は誰もが感じていることではないでしょうか？

仕事上「ヒヤリ」としたり、「ハッ！」とすることがあっても、それを大きな失敗に結びつけてしまわないためのポイントをまとめてみました。

 

仕事で大きな失敗をしない為に、
意識してほしい9つの事

 

その1： 受信したEメールは朝のうちに返信してしまう

仕事で受信している大事なEメールには、まだ忙しくない早朝のうちに返信しておく。
Eメールは返信できる時間の余裕のある時に返信しておかないと、だんだん緊急の案件が来て忙しくなり、全てのEメールに返信する時間が無くなります。

Eメールで連絡があった場合、相手はあなたからのより早い返信を待っています。
仕事上重要なEメールをチェックせずに放置したままになり、相手方に必要な回答をしないままに失敗をしてしまわないように、ポイントだけでいいのでスピーディーに返信するようにしましょう。

 

その2： わからない事はその場で確認するようにし午前中には疑問点を解決しておく

通常、上司や先輩からの仕事の頼まれ事は午前中にされることが多いです。
指示された内容を漫然と聞いて理解せずにすぐに了承してしまうと、後で大変なことになります。

これは仕事内容でわからないことが出てきていざ確認しようとしても、相手が午後から出かけたり、連絡がつかなくなっていて、身動きが取れなくなってしまうからです。

このため、相手が出かける前の午前のうちに仕事内容がわかるまで徹底的に聞いて、きちんと依頼事項とやり方を把握しておくのが肝心です。

 

その3： 電話は長くて3分通常1分で終わらせる

仕事が速い人の電話はスピーディーで、簡潔に終わります。ハキハキとしていてわかりやすくポイントをついているのです。

仕事上、かかってきた電話の対応に割く時間の目安は長くかかって3分間、普通は1分もあれば十分です。これは、相手が大事な質問をしてきて答えなければならないケースは除きます。

電話での対応には、その人の仕事の姿勢が表れてしまいます。
仕事が速く、時間を大切にする人ほど、相手を敬っている人ほど、電話での対応を効率的・効果的に行っています。

 

その4： 仕事の優先順位を決めてその日一日の仕事を完結させる

いくつかのプロジェクトを同時にこなさなければならない時でも、一度に取りかかる仕事は一つに決めておき、一つ一つ着実に完了していくことです。

仕事に優先順位をつけずに行き当たりばったりに取りかかると、ついつい面倒な案件などが先延ばしになってしまい、これが何度も繰り返されることになります。

そうすると、時間にルーズで、期日を守れない人となって仕事で大きな失敗をしかねません。
今日やるべき仕事は明日に持ち越さず、極力、今日中に終わらせましょう。

 

その5： 明日やることの確認と準備を退社する前に済ませておく

朝礼や大事な会議は朝一番に行われることが多いです。
仕事で大きな失敗をしてしまいがちな人は、そんな会議に必要な資料や原稿を「早めに出社して準備すればいい」と思い、前日はさっさと帰ってしまうのです。

けれどもこれがうまくいかない場合、会議に参加している人達は「なぜ前日のうちに会議の準備をしっかりとしておかなかったのだろうか？」と疑問に思います。そうなるとあなたは、いい加減で無責任な人として評価が下がってしまいます。

仕事ができる人は必ず人よりも先手先手で考え、事前に準備し、人よりも成果を出しています。
退社前に翌日の仕事の確認・準備をしておきましょう。

 

その6：業務日誌を毎日書く

業務日誌を遅れて出してくる人は、例外なく仕事ができない人、それもかなり重症の人です。 業務日誌は、その日一日に行った業務(仕事)の報告です。

単なる上司への報告だけにとどまっている業務日誌もあれば、そもそも業務日誌すら書いていない会社もあるかもしれません。しかし、業務日誌を書く作業は、その日一日の仕事の振り返りであり、手段となります。

仕事のできる人は業務日誌を自らの成長のために使います。
業務日誌を書きながら、その日の仕事の問題点、ミス、失敗を正確に把握して、今後の改良点や問題の解決方法を考え、記録しておくのです。そうすれば大きな失敗を未然に防ぎ、質の高い仕事をしていくことができます。

 

その7： 朝に文章を書く習慣をつけコミュニケーション能力を向上させる

仕事で大きな失敗やミスが起こるのは、仕事上の相手との間に誤解や情報不足があることで起こることも多いです。

業務日誌でも提案書でも企画書でもいいので、忙しい読み手に端的で的確な内容で理解・納得してもらえるような文章を書くと、コミュニケーション能力向上に大きな効果があります。それは、書く能力の向上と共に話す能力も高まるからです。

毎朝文章を書く時間帯を決めて書くことをノルマにして取り組むと、効果的です。

 

その8： 仕事を成功させる視点から服装をチェックする

仕事をしていく上で一番大切で決定的なことは、自分が相手に好かれるということです。
毎朝、その日に会う人をまず確認して、会う相手全員が気に入ってくれるような中立的な服装を選ぶようにしましょう。

軽率に選んでしまった服装で、せっかく今まで努力して築いてきた相手との人間関係を壊してしまう失敗をしてしまわないように注意しましょう。

 

その9： 身の回りの整理整頓をして仕事に集中できる環境作りをする

仕事で必要な資料・書類・頂いた名刺等、きちんとファイリングして管理しておかないと、いざ集中して仕事に取り組もうとしても、探し物で時間がとられるだけで仕事が始められません。

この状態を放置しておくと毎日・毎時間この繰り返しになり、場合によっては重要な書類や資料を紛失して大失敗してしまう可能性もあります。

整理整頓をうまくやっている人達のやり方を参考に、自分に合った方法をいろいろと試しながら工夫して採用していくと長続きします。
整理整頓して快適な仕事環境づくりをしていきましょう。

 

 

いかがでしたでしょうか？
仕事上「ヒヤリ」としたり、「ハッ！」とすることがあっても、それを大きな失敗に結びつけてしまわないためのポイントをもう一度確認しましょう。

 

まとめ

仕事で大きな失敗をしない為に、意識してほしい9つの事

その1： 受信したEメールは朝のうちに返信してしまう
その2： わからない事はその場で確認するようにし午前中には疑問点を解決しておく
その3： 電話は長くて3分通常1分で終わらせる
その4： 仕事の優先順位を決めてその日一日の仕事を完結させる
その5： 明日やることの確認と準備を退社する前に済ませておく
その6： 業務日誌を毎日書く
その7： 朝に文章を書く習慣をつけコミュニケーション能力を向上させる
その8： 仕事を成功させる視点から服装をチェックする
その9： 身の回りの整理整頓をして仕事に集中できる環境作りをする