目標管理シートをご存じですか？最近は会社や上司から使用が義務づけられることも多くなってきたこのシート、スキルアップにとても役立つことから自主的に使用している人もいます。使いこなせれば仕事の効率化にも繋がりますし、自分自身の能力を知る良い機会にもなります。この機会に是非目標管理シートの使い方をマスターしましょう。
書式は様々。自分に合ったものをDLしよう
検索サイトで「目標管理シート」で検索するとたくさんのシートがでてきます。まずは自分の職種や立場を考慮して自分に合う書式を探しましょう。営業職用、看護師用などと細かく分類されていることもありますが、中身を見るとどの職種でも使えるものがほとんどです
。ある程度使い勝手が良さそうであればあまり書式にこだわりすぎず、「これを使いこなせれば仕事がはかどりそうだ」と思えるものを選びましょう。また、目標管理シートは自分の仕事に特化して記入する場合と、管理職の人が部下への仕事の割り振りや評価を記入する場合があります。まずは用途にあったものを探しましょう。
基本のPDCA管理法を知ろう
目標管理シートを書く上で一番大事なことは「PDCA」を理解することです。PDCAはPLAN・DO・CHECK・ACTIONの略で、PLANは目標設定やスケジュール管理、DOは実際に作業として実行し、CHECKはDOに対して一度立ち止まって振り返ったり客観的に判断して評価をし、ACTIONはCHECKを元に作業内容や状況を修正、そして改善していきます。
仕事を行う上で基本となるPDCAは本来ならば自分だけで行わずに上司など第三者と状況を共有することが大事ですから、自分で考えてPDCAを行う時はその都度必ず上司や同僚に確認し、間違った認識を持ち続けないようにしましょう。
目標管理の大切さを知ろう
まずは目標が決まらなければきちんとした結果に繋がりません。目標があやふやだったりよくわからないまま仕事をしている人は、日々が何事もなく終わることだけを考えていたり、その場その場で指示されたことをこなせればいいと思っていることが多いです。
言われるがままに仕事をしていると万が一トラブルがあった時に対処することが難しく、自分で何も判断できなかったり、何が正しいのか最善策がなんなのかが全くわからないという状況になってしまいます。
目標を設定しよう
まずは会社や担当部署の利益を考えましょう。ざっくりとしたもので構いません。利益というと営業職だけを想像する人もいるかもしれませんが、たとえば総務であっても、「無駄な残業を減らす」「書類手続きが誰でもできるようにする」など部署毎に必ず利益はあります。
会社が望んでいること、と考えると自分には無縁であまりにも大きなことのように思えますが、実はとても身近なことなのです。会社への貢献を少し考えるだけで、どうしたら仕事が効率的になるのか、無駄なことはしていないかといった視点に切り替えて物事を見ることができます。
スケジュールを管理しよう
スケジュールを決める時に小さな仕事を一つ一つ割り振ると無理がでてきます。それよりもまずはざっくりとしたスケジュールをたて、徐々に細かく分類していきましょう。目標達成期限から逆算してスケジュールを立てていくと失敗しにくくなります。
また、目標設定が高すぎると焦ってミスがでてしまったり、自分を過信しすぎると周囲に迷惑をかけることもあります。まずは「頑張れば達成できそう」といった判断ができるようになることが大事です。
CHECKの重要さを知ろう
目標設定はもちろんとても大事です。これがきちんと決まらなければ達成も失敗もありません。しかしこの目標設定後はDOよりもCHECKが大事になります。1つの仕事が終わったと判断して振り返らずに違う仕事に移ってしまうと、何か悪い点はなかったか、やり方に問題はなかったかといったことに対峙する機会がなくなってしまいます。
すると仕事の整合性や効率、ミスへの対処などがわからなくなってしまいます。その後また同じ仕事をする可能性もありますし、あなた以外の人がその仕事を引き継ぐこともありますから、「やりっ放し」の状態にせずに、問題が起きたなら原因究明や解決策を考えることが非常に重要になります。
目標管理を楽しもう
目標を設定して達成に挑戦することは会社にとって有益かどうかはもちろんありますが、あなた自身のモチベーションにも繋がります。自分で設定した目標に辿り付けずに落ち込んでしまうこともあります。ですが、自分はどうせ駄目なんだと思う前に、まず設定した目標が身の丈にあっていたのかを見直してみましょう。
何故達成できなかったのかを「能力が足りなかったから」の一言で終わらせずに、原因を追及することで見えてくることがたくさんあります。同じことを繰り返さないためにはどうしたら良いか？と考えることはとても有意義なことで、必ずあなたにも会社にもプラスになります。そしてモチベーションが上がると日々の過ごし方も充実します。
目標管理シートの活用術を7つお話しましたがいかがでしたでしょうか？目標管理というと無理矢理やらされている感がありますが、自主的にすることで日々の仕事をまったく違ったものに変えることができるのです。仕事の質を高めることはあなたの質を高めることに直結しています。ワンランク上の自分は実はすぐ手の届くところにいます。この機会に目標管理シートを活用して、デキる自分を再発見しましょう。
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