昨今のビジネス社会において、メールのやり取りは欠かせないものです。取引先との連絡以外にも、上司や同僚とのやり取り、重要な会議の連絡まで、もはや欠かせないビジネスツールとなっています。
しかし便利である一方、使い方を間違えれば仕事のミスに繋がるだけでなく、信頼まで失いかけないというような事態になることも。特に、男性にとってメールとは、必要最低限の連絡ツールという人も多数いるということを忘れないでいることが大切です。そこで今回は、男性心理を活用して仕事の成果を上げるメール作成法を順番に見ていきましょう。
正しい日本語を使おう
男性は、プライドが高く人より優れていることを確認したがるという傾向があります。プライベートにおいては、少しくらいおバカな面がある女性の方が「こいつ、かわいいな」と思うようなことでも、いざビジネスの現場となるとそうはいきません。
メールのやり取りにおいても、同様で、正しい日本を使えなかったり、誤った敬語を使ったりするようなことがあれば、一気に信用はガタ落ちしてしまいます。一度信用がなくなれば、いくら後から頑張ったところで、取り返すのは大変。そうならないためにも、普段から正しい日本を使うように気を付けましょう。
＜特に気を付けたい敬語＞
・部下から上司へ「ご苦労様です」は誤り！ 「ご苦労様」はねぎらいの言葉なので、部下から目上である上司に向かって使うのは誤り。 シンプルに「お疲れ様です」と表しましょう。
・部下が上司を「上手ですね」と褒めるのは間違い！ 褒めるということは、相手を評価するということです。部下が上司を評価するというのは失礼な行為ですよね。ここは相手の行動について述べるよりも、その行動を受けて自分がどうなったかを伝えるのが正解。
（例）「教えていただいて、勉強になりました。ありがとうございました」
件名からこだわろう
ビジネスのシーンでは、1分1秒が戦いです。特にできる男性は仕事が次から次へと舞い込んでくるので、多忙にしている場合がほとんど。メールだけでも1日100件は下らないという人もいるほどです。
それだけのメールを処理しようとすれば、どうしても1つ当たりにかける時間は少なくなってしまい、優先度の低いメールは後回しにされてしまいます。そんな中、タイトルを見て要件がわかるメールは、相手の目に留まります。例えば、次のようなタイトルであれば、
伝えたいことが一目でわかるので、優先的に目を通してくれるでしょう。（例）「12/20定例会議開催について」「新製品○○の販売スケジュールに関するご相談」具体的な数字、案件名、概要を入れることで、早く確実に返信メールが返ってくるようになるので、是非試してみましょう。
短く、簡潔なメールを心がけよう
そもそも、男性はメールの類が苦手な生き物です。とくにダラダラと要領を得ないようなメールにたいしては、拒絶反応を起こし、読んでもらえなくなることも。そこで、メールを送るときには内容をできるだけ短く、簡潔に書くように工夫しましょう。簡潔に書くポイントは、次の通りです。
・結論から述べる
・1つの文章を短く区切る（接続詞は1つまで）
・要点を箇条書きにする・具体的な内容、数字、日付を入れる
以下のどちらが簡潔かは、一目瞭然でしょう。
（悪い例）
先日の会議で報告をした新商品に関する件について、先方がより詳細な事項を知りたいとおっしゃっており、また販売戦略について広報部の協力も得たいとのことですので、近々打ち合わせの段取りを組んで欲しいとのことです。つきましては、日時の調整を行いますので、開いている日程をお聞かせください。よろしくお願い致します。
（良い例）
新商品について、先方から打ち合わせのご要望がありました。つきましては12/10までに、調整可能な日時についてお聞かせ願えませんか。
［趣 旨］新商品に関する詳細説明、及び販売戦略について
［参加者］○○社担当○○様、広報部、プロジェクトチーム
［場 所］弊社○○会議室［期 日］12/14～12/28以上、よろしくお願い致します。
誤解されないようにしよう
電話や直接会って話をすることとは異なり、相手の表情や声のトーンがわからないメールでは、しばしば誤解が生じるものです。あなたは通常通り返信したはずでも、受け取る側はそっけなく感じることや、上から目線で言われたように感じることもあります。
特に男性は、自尊心が高い傾向にあるため、言い回しには細心の注意を払いましょう。何かをお願いするときには「～してください」よりは、「～していただけませんか」がベター。また、状況を尋ねる際には「どうですか」ではなく、「いかがでしょうか」としましょう。
プラスワンのメッセージを添えよう
もはや連絡手段として欠かせないメールですが、単なる連絡手段だけに終わらせてしまうのは勿体無いです。パソコンの画面に表れる文字に捉われがちですが、当然その向こうには送る相手が存在します。メールも、大切なコミュニケーション手段の1つなのです。
男性にとって戦場でもあるビジネスシーンの中で、ほんのり心温まる一文が添えられていたら、きっと相手は安らぎを得るでしょう。決して、凝った文章である必要はありません。最後の一行にプラスワンのメッセージを添えて、相手をあなたのファンにしましょう。（例）「くれぐれも、ご自愛ください」「今日が○○さんにとって、素晴らしい1日でありますように」
戦略ツールとして活用しよう
出世願望が強い男性にとって情報を常に収集しておくことは、社内政治を制したり、取引先とのやり取りを有利に導くことにつながります。しかしこの情報過多な時代、多忙な中で本当に必要な情報を集めるには限りがあります。
そこで、あなたが上司の代わりに情報を集めておいて、メールで報告をするというテクニックをお伝えします。これは少し高度なテクニックですが、上司からの信頼を得るためにはかなり効果的です。
メールであれば、いつでも相手のタイミングで見ることができて、形に残るので、よほど無駄な情報でない限りは必ずと言っていいほど喜んでもらえます。しかし1つだけ注意点があるとすれば、プライドの高い男性のメンツを立てるために枕詞を欠かさないことです。
「すでにご存じだとは思いますが…、念のため。」といった心遣いをお忘れなく。そうすれば、次第に上司からあなたへいち早く情報が下りてくるようになります。
送信前に最後の確認を行おう
当たり前のことですが、メールを送信する前には必ず確認を行いましょう。誤字脱字はないか、上から目線になっていないか、要領を得た文章になっているか、一度もらう側の立場に立って読み返してみましょう。
小さな誤字が1つあるだけで、相手は自分を軽んじて見られていると感じます。男性のプライドを傷つけてしまっては、肝心の仕事に悪影響を及ぼしますから、送信前にしっかりと読み直す癖をつけましょう。
たかがメール、されどメールとは言ったもので、たった1つのメールを見てあなたの仕事が評価されることにもつながります。当たり前に使っているメールだからこそ、今まで以上に気を使って作成してみましょう。
特に今回ご紹介したテクニックは、男性心理をうまくついたものばかりですので、上手く活用すればあなたの仕事はずっとやりやすくなるでしょう。他の人がやっていないからこそ、たったこれだけのひと手間がかけられるかどうかで、評価が分かれます。早速取り入れて、仕事の成果を上げていきましょう。
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